직장인의 효율적인 시간관리법

시간 관리는 개인과 팀의 생산성에 지대한 영향을 미친다. 사람들은 시간관리의 중요성을 잘 알고 있기에 이를 효율적 효과적으로 다루려고 노력하지만 잘 되지 않는다.

 

많은 사람들이 한꺼번에 여러 가지 업무를 하려 하거나 다른 사람의 방해 때문에 집중력이 분산되면서 필요 이상으로 시간을 낭비하고 있다. 그러므로 생산성을 극대화하기 위해 필요없는 활동을 제한할 필요가 있다.

이렇게 절약한 매 순간은 생산성 증진으로 이어진다. 때로는 하지 말아야 할 일이 무엇인지 아는 것이 최선일 수 있다. 다음은 나뿐만 아니라 다른 사람의 시간 절약을 위해서도 꼭 필요한 행동 강령이다.

 

 

■ 시간 낭비를 줄일 수 있는 방법 : 거절하기 ■

 

 

수익이 나지 않는 업무를 마주했다면 자신에게뿐 아니라 때로는 동료들에게도, 심지어 상사에게도 '노'라고 말해야 한다. 그리고 거절할 때는 진심으로 거절해야 한다.

"하면 된다, 우리 팀 파이팅!"같은 태도가 성공의 중요한 요인이 되는 기업 환경이라면 당신에게 쏟아지는 모든 업무에 '예스'라고 말해야 한다고 생각할 수 있다. 때로는 거절하는 것이 불가능해 보이기도 한다. 당신이 외근하는 동안 상사가 또 다른 프로젝트를 맡기거나, 코드 작업에 깊이 빠져 있을 때 최종 사용자가 한 가지 기능만 더 추가해 달라고 부탁하면 거절하기가 매우 어렵다.

거절하는 것이 마음을 불편하게 만들 수도 있지만, 과로에 압도 당하지 않으려면 때로는 부탁이나 요구를 거절할 수밖에 없다. 결국 신체나 정신 쇠약은 당신의 생산성에 악영향을 끼치기 때문이다.

 
그러므로 동료가 한 가지만 더 해달라고 부탁할 때는 일정을 확인한다. 시간이 충분하지 않으면 당장은 할 수 없다고 말해라. 쌀쌀맞게 대하라는 것이 아니라 단지 사람들이 당신에게 맡기려는 모든 일을 수용하지 말라는 것이다.

그리고 다른 사람이 요청한 일보다는 당신의 일이 먼저다. 단 예외가 있다면, 부탁하는 사람이 이미 담당 관리자의 허락을 받았고 그 부탁을 거절할 타당한 근거가 없을 때다. 주중 근무 시간은 항상 정해져 있고 시간을 더할 방법은 없다. 따라서 누구도 당신의 능력을 과도하게 이용하도록 허락하지 마라.

 

아래는 창의적으로 거절하는 세 가지 방법이다.

 

1) 반 정도에서 타협을 제안한다.

 

부탁받은 업무가 당신이 진행 중인 업무보다 더 중요한 가치가 있어서 담당 관리자가 승인하지 않은 이상, "지금은 처리할 수 없지만 이 주일 후라면 검토해볼 수 있다"고 말해라. 시간을 다투는 일이라면, 당신은 곤경에서 벗어난 것이다.
시간을 다투는 일이 아니라면, 당신의 일정이 가능할 때까지 기다려야 할 것이다. 또는 마법처럼 동료가 당장 부탁을 들어 줄 다른 사람을 찾을지도 모른다.

또한 당신이 다른 사람을 소개할 수도 있다. "지금 내 사정에는 맞지 않으니 도움될 만한 다른 사람을 알려줄게!"라고 말하거나, "이 정보가 도움이 될지도 모른다"고 말하고 적한한 동료에게 직접 인계한다.

 

2) 지금 시작해서 나중에 끝내도 되는지 묻는다.

 

부탁한 일을 어느 정도는 할 수 있지만 전부 끝낼 수 없다면, 할 수 있는 만큼만 하겠다고 제안한다. 부탁한 사람이 나머지 일을 할 사람을 찾을 수도 있다.

 

3) 미리 차단한다.

 

동료가 업무상의 도움을 요청했는데 할 수 없거나 하기 싫은 경우에는, 담당 관리자를 통해 부탁해달하고 요청한다. 동료가 관리자를 거치는 것을 망설일 수도 있고, 관리자를 통해 부탁하더라도 관리자가 거절할 수도 있다.

 

 

직장동료가 아닌 나의 보스가 요청한다면 어떻게 해야할까?

 

당신의 직속 상사가 이미 과도한 업무를 하고 있는 당신에게 계속해서 더 많은 프로젝트를 맡긴다면, 우선순위를 정해야 하고 도움을 받아야 한다. 중요도에 따라 프로젝트의 우선순위를 정해야 하고 도움을 받아야 한다. 중요도에 따라 프로젝트의 순위를 살펴보고 예상 마감일을 관리자에게 알린다. 어떤 관리자는 이런 요청을 받았을 때, "모든 일이 다 중요하다"는 쓸모없는 답변을 할 것이다. 이는 다시 말하면 아무것도 중요하지 않다는 뜻이기도 하다.

 

 당신이 참고할 수 있는 우선 순위의 틀을 짜는 논의를 하고 가장 중요한 일을 먼저 끝낸다.

사람들은 당신이 모든 일을 만족스럽게 하기보다 빨리 처리하기를 원할지도 모른다. 만약 이런 반응을 보인다면, 당신은 "저는 A 프로젝트를 먼저 할 것입니다. 그 후에..."라고 말해야 한다. 상사가 이의를 제기하면 A 프로젝트 대신 무엇을 해야 할지 묻는다. 당신은 단지 한 번에 한 가지 일을 효과적으로 할 수 있음을 알리고, 우선순위를 정하는 데 도움을 청해야 한다. 뭐든 부러지지 않고서는 이리저리 휘둘려 정작 중요한 일을 못하게 되는 참사를 막을 수 없게 된다.

 

 

■ 정보의 과잉을 제어하는 방법 : 6D 정보관리 시스템 ■

 

 

'정보비만'을 극복하는 유일한 방법은 냉정하게 정보를 선별하는 것이다. 그리고 '6D 정보 관리 시스템'의 여섯 가지 기본 결정과 그에 따른 행동 단계를 통해 효과적으로 정보를 관리한다.

 

 

1) DISCARD 버린다.

 

처음부터 버릴 수 있는 만큼 최대한 버린다. 가지고 있을 많한 이유가 없다면 삭제한다.

 

2) DELEGATE 위임한다.

 

다른 사람에게 메일을 보낼 수도 있다. 목표는 가능하면 정보를 다른 사람의 통제 아래로 보내는 것이다.

 

3) DO 실행한다.

 

이 방법은 사항이 당신의 개인적인 행동을 필요로 하고, 즉시 처리할 수 있을 때 유용하다. 3분 내에 이메일에 대한 답장을 보낼 수 있으면 이 방법을 이용한다.

 

4) DATE 날짜를 정한다.

 

당장은 할 수 없지만 해야 하는 일이라면, 시간 관리 시스템 안에서 활성화해두기 위해 업무파일로 보낸다. 그러면 업무를 해야 할 날짜가 되었을 때, 해당 메일이 다시 나타날 것이다.

 

5) DRAWER 서랍에 정리한다.

 

나중에 참고하기 위해 파일이나 디지털로 보관한다. 당신은 아무 것도 할 필요가 없지만 그렇다고 버릴 수도 없는 경우에 이용한다. 나중에 유용하게 쓰일 수 있다.

 

6) DETER 차단한다.

 

소식지 구독을 해지하거나, 받은 정보를 곧바로 특정 폴더로 보내는 설정을 이용하여 정보를 차단한다. 이런 정보가 더 이상 오지 않도록 확인한다.

 

출처 : 똑게 경영, 로라 스택 저