일 잘하는 사람의 일하는 순서와 태도에 대하여

"어떻게 해야 일을 잘하는 사람이 될 수 있을까?"

 

젊은 직장인들이 자주 하는 고민이다. 논리적인 사고력이 필요할까? 영어를 더 잘해야 할까? 자격증을 가지고 있어야 하나? 물론 다 답이 될 수 있다. 그러나 가장 중요한 것은 "맡은 업무를 제대로 수행하는 것"이라고 할 수 있다.

 '일 잘하는 사람'으로 탈바꿈하기 위한 가장 작은 변화의 시작은 맡은 업무를 제대로 수행하는 것에서부터 이다.

 

그렇다면 맡은 업무를 어떻게 수행해야 상사에게 인정받고 일 잘하는 사람으로 거듭날 수 있을까?  먼저 모든 일에 적용될 수 있는 가장 기본 중의 기본, 우리가 업무를 처리하는 순서와 그 태도에 대해 살펴보자.

 

1. 업무를 처리하는 순서

 

1) 기한을 확인한다.

 

 

약속한 기일을 지키지 못하는 사람은 사회인으로서 실격이라고 평가된다. 정해진 기한을 준수하면 신뢰를 얻을 수 있고 자신의 능력을 높이며 이익을 창출한다.

 

2) 성과에 대해 합의한다.

 

 

일을 맡기는 사람이 성과를 명확하게 설정하고 나서 일을 시키는 경우는 실제로 많지 않다. 일을 의뢰하는 사람은 모호한 목표를 구체화하는 데 많은 시간과 노력이 들기 때문에 신뢰할 수 있는 사람에게 그 업무를 맡긴다. 그러나 의뢰인과 대화해 그가 정말로 원하는 바가 무엇인지 알아내 성과의 목표치를 일치시켜야 한다. 성과에 대한 합의만 이끌어내도 일의 절반은 끝낸 것이나 다름없다.

 

3) 일을 분할한다.

 

 

의뢰받은 일은 커다란 바윗덩어리와도 같다. 그 상태로는 아무것도 할 수 없으며 누군가의 손을 빌리는 것도 불가능하다. 다른 사람에게 도움을 청하거나 손을 빌리는 것도 불가능하다.
다른 사람에게 도움을 청하거나 노하우를 배우고자 한다면, 그리고 일정 계획을 제대로 세우려면 업무를 나눠야 한다. 그래야 비로소 일을 진행할 수 있다.

 

4) 어려운 일부터 시작한다.

 

 

어렵게 느껴지는 일, 특히 어떻게 해야 할지 모르는 일은 생각보다 훨씬 더 많은 시간이 걸린다. 예상한 시간보다 2~3배 걸릴 수도 있다. 나중에 기한을 코앞에 두고서 시간이 부족하다는 사실을 깨달아도 그 때는 이미 손쓰기에 너무 늦다. 따라서 맡은 업무를 쪼갠 이후에는, 쪼갠 각각의 업무 강도를 파악하고 어렵게 느껴지는 일부터 손을 대는 것이 현명하다.

 

5) 일하다 막히면 곧바로 상의한다.

 

 

많은 직장인들이 간과하는 사실 중 하나이다. 일하다 막히는 상황이 올 경우 혼자 끙끙대며 고민을 하거나, 대책 없이 시간만 흘려보내다가 사안이 급박해졌을 때 가서야 상사에게 사실을 알리는 것이다. 이러한 행동은 상사의 신뢰지수를 깎아먹는 무책임한 행동이다.

일을 의뢰한 사람도 그 일에 대해 전부 알지는 못한다. 일하다 보면 절대로 할 수 없는 무리한 요구가 있을 수도 있다. 그것은 일을 직접 해보지 않으면 알기 어렵기 때문에 의뢰한 사람에게 반드시 알릴 필요가 있는 것이다.
무리한 요구임을 알면서도 계속 일을 진행하는 것은 서로에게 손해다. 그럴 때는 반드시 의뢰인과 상의해야 한다. 상의가 늦어지면 늦어질수록 당신의 신용은 의심받게 된다.

 

6) 보고의 의무를 다한다.

 

 

일을 의뢰한 사람은 항상 불안하다. 그리고 그 불안을 해소할 책임은 일을 맡은 사람에게 있다. 적어도 일주일에 한 번은 보고해야 한다. 또 보고할 때는 항상 상대방을 배려하는 세심함을 보여야 한다. 장황하게 늘어놓지 말고, 지나치게 생략해서도 안 되며, 정보를 적절하게 공유해야 한다. 자료는 알아보기 쉽게 준비하고 말은 알아듣기 쉽게 하면, 당신에 대한 의뢰인의 믿음이 더욱 깊어질 것이다. 중간보고를 하게 되면 일의 방향이 명확해 지고 데드라인 내에 임무를 마칠 가능성이 높아진다.

 

7) 혼자서 처음부터 생각하지 말고 전례를 찾아본다.

 

 

제로(0)에서 생각하는 것은 '수레바퀴를 재발명하는 것'과 마찬가지로 100퍼센트 쓸데없는 일이다. 이미 누군가 해놓은 것을 굳이 자신이 다시 할 필요는 없다.
회사 업무에선 똑같은 일을 반복되기 마련이다. 일단 전례를 찾아보라. 전례가 없다면 동료나 외부 사람에게 물어보고, 그래도 못찾는다면 관련 서적을 모아놓고 그 안에서 살펴보자. 이게 어렵다면 지식검색이나 구글이라도 찾아보라. 분명히 비슷한 문제 또는 똑 같은 문제를 다른 사람들도 고민하고 답을 찾았을 것이다.

 

8) 다른 사람에게 일을 시킬 땐 빨리 맡기고, 1~7번 항목을 지키도록 알려준다.

 

 

혼자서 일을 완수하는 경우는 거의 없다. 다른 사람의 협력이 필요한 일은 가능한 한 빨리 의뢰해야 한다. 이러한 이유로 받은 업무를 잘개 쪼개는 것이 중요한 것이다. 업무를 잘개 쪼개 놓아야 내가 할 일과 내가 맡겨야 하는 일이 명확하게 구분되기 때문이다.

일을 맡길 때 명심해야 할 점은 앞에서 말한 1~7번 항목을 상대방에게 알려주고 따르게 하는 것이다. 기본 절차가 무시되고, 해야 할 보고가 누락되고, 기한이 지켜지지 않으면 결국 맡은 업무를 제대로 수행하지 못하게 되는 것이고, 의뢰인은 맡긴 업무에 대한 어떠한 수확도 내지 못한다. 

 

2. 업무에 임하는 태도 (스스로 알아서 일하자)

아무리 노력해도 행동에는 마찰이 따른다. 조직에서 어떻게 하면 마찰을 줄이고 순조롭게 일을 진행할 수 있을까?

상사와 직원이 일을 처리하는 과정에서 갈등을 빚는 두 가지의 경우가 있다.

 

첫 째는, 직원들이 스스로/주체적으로/능동적으로 일하지 않고 소극적으로 일하는 경우이다.

 

두 번째는, 주위의 의견을 듣지 않고 제멋대로 일을 진행하는 경우이다.

 

스스로 알아서 움직이는 사람과 자기 마음대로 일하는 사람은 얼핏보면 비슷해 보인다. 그러나 그 사이에는 큰 차이가 있다. 

 

상사와 갈등을 빚지 않는 선에서 주체적이고 적극적으로 일하는 사람은 어떤 사람일까?

 

1) 스스로 일하는 사람은 주어진 권한을 정확하게 이해하고 있어야 한다.

 

멋대로 계약을 체결하거나 자신의 권한을 벗어난 일까지도 임의로 결정하고 행동하는 것은 당연히 상사의 눈에 탐탁치 않을 수밖에 없다.  따라서 자신이 가진 권한을 알고 회사의 규정을 숙지해야 하며 공식적인 규정, 암묵적인 규정을 포함해 누구에게 정보를 공개할지 생각해야 한다.

 

2) 스스로 일하는 사람은 주위 사람을 배려할 줄 알아야 한다.

 

본인이 알아서 일을 처리하는 방식은 어떤 사람에게는 고마움을 불러일으키는 반면 어떤 사람에게는 밤감을 불러일으킬 수도 있다. 아무리 "스스로 알아서 해주게"라고 말해도 보수적인 사람들이 있기 마련이다. 따라서 보수적인 사람들에 대한 배려를 소홀히 하지 않는다. 규정을 지키고 있어도 반감을 살 때가 많다. 그러므로 보수적인 사람에 대한 감정적인 배려와 친목 도모에 힘써야 한다.

사회인에게 신뢰는  무엇보다 중요하다. 업무능력을 익히고 성과를 내려면, 먼저 누군가가 자신에게 일을 맡겨야 한다.
누군가가 자신에게 맡긴 일부터 우리의 신뢰 마일리지는 차곡차곡 쌓이게 되는 것이다.

그래서 내가 맡은 업무 하나부터 제대로 처리하는 것이, '일 잘하는 사람' 나아가 승진할 수 있는 지름길이 되는 것이다.
 

참고 : 위대한 직장인은 어떻게 성장하는가, 아다치 유야 저